デスクワークの仕事を効率化するツール14選！効率が悪くなる原因も

働き方改革の推進や限りある人材の有効活用のために、仕事の効率化を図る企業が増えています。その方法として特に注目されているのがデスクワークでのツールの活用です。ITツールを導入することで、仕事の効率化をぐっと高めることができます。

この記事では、デスクワークでの仕事効率化を図るための手順やポイント、作業効率が悪くなる原因を解説します。

併せて仕事効率を高めるために有効なツールとして、「RPAツール」「タスク管理ツール」「マニュアル管理ツール」「業務可視化ツール」をいくつかご紹介します。それぞれの特徴や費用をも紹介しているので、是非参考にしてみてください。

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仕事効率の向上が必要な理由

仕事効率向上が必要な理由は大きく2つです。

仕事へのストレス負荷を軽減するため

作業効率の悪い職場はストレスが高まる要因になります。厚生労働省によって、令和3年「労働安全衛生調査（実態調査）」の概況が発表されたので結果を見てみましょう。まず、「現在の仕事や職業生活で強い不安やストレスを感じる事柄がある」と回答した労働者の割合は53.3％にのぼり、その具体的な原因として「仕事の量」を挙げる正社員の方の割合は45.6%を占めているのです。

このように、作業効率を向上させて、仕事の量を軽減させる取り組みが求められています。
出典：令和3年「労働安全衛生調査（実態調査）」の概況（https://www.mhlw.go.jp/toukei/list/dl/r03-46-50_gaikyo.pdf）

人材不足を補い、企業の競争力向上を目指すため

少子高齢化の影響もあり、人材不足に悩んでいる企業が少なくありません。日本の総人口は令和3年で1億2,550万人となっており、65歳以上の人口は3,621万人と全体の28.9％を占めています。働き手の母数は減っており、今後も日本の人口はさらに減少していくと想定されているのです。

出典：内閣府ホームページ「高齢化の状況」（https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2022/html/zenbun/s1_1_1.html）

このように今後働き手不足が発生することで、各企業にも人手不足の影響を及ぼします。このような状況のなか、更に働き方改革の後押しもあり、より労働者や労働時間が少ない中で、企業や個々の成果を出さなければならない状況です。

これまでよりも1人あたりの業務量が増えることや、それでも追い付かない場合には人手不足により事業の縮小など、様々なデメリットがあります。

人材不足に対応するには、限られたリソースを有効に活用しなくてはなりません。少ない人材でも高いパフォーマンスを発揮するためには、作業効率を向上させる必要があるのです。

働き方改革とは？関連法や助成金、おすすめツールなどをわかりやすく解説

働き方改革にはどのような取り組みがあるのかを網羅的に解説。改革の促進に役立つ助成金や業務効率化ツールについてもあわせてご紹介します。

仕事の効率が悪くなる要因

それでは、デスクワークによる仕事の効率が悪くなる3つの要因を説明します。

タスクの優先順位が可視化されてない、定まっていない

タスクの優先順位が曖昧なまま仕事を進めていると、効率を高めることは困難です。多くの仕事は単一のタスクではなく、複数の工程で構成されています。たとえばメール送付や打ち合わせ資料作成など、異なるタスクを処理することで仕事全体を進めていきます。また同時に、交通費申請や伝票処理、日程調整、議事録作成などの雑務も抱えています。
このような状況下で、何から手を付けるべきか決めていないと、タスク全体を効率的に処理できないのは明らかです。

また、基本的にはどのタスクにも終わらせるべき期限があるので、優先順位が定まっていないと締切に遅れるリスクが高まります。これらを避けるには、業務を見える化して、タスクの重要度や納期を明確にしながら作業効率向上を目指す必要があります。

≫タスクの可視化をするツールはこちら≪

完璧主義で仕事をしている

完璧主義とは、すべてが整うように努めたり、過度な目標を設定したりする姿勢を指す言葉です。自分自身に厳しい評価を行って、他人からの評価を常に気にするといった特徴もあります。

こうした完璧主義は、品質の高い仕事を行うために大切な要素ではありますが、完璧を求めすぎると、仕事の効率が下がってしまいます。特に初めて行う業務などでは、最初から完璧にはこなせません。完璧さよりもフィードバックへの対応力の方が求められる場面があることを念頭に置き、仕事を進めましょう。

効率を効率化するツールを導入していない

この記事で説明する「ツール」は、パソコンやスマートフォンなどで使用できるサービス全般を指しますが、これらをうまく活用すれば仕事をさまざまな形でサポートしてくれます。たとえば、業務そのものを人の代わりにロボットが処理をすることで業務量を減らす「RPAツール」や、スケジュールやタスクを可視化する「業務可視化ツール」およびタスクを管理できる「タスク管理ツール」、ペーパーレス化や電子決済に使えるツールの力が役立ちます。複数のツールを掛け合わせて活用するのも有用です。

仕事を効率化するためのツールは日々進化を遂げております。パソコンやインターネットの登場で世の中の働き方が大きく変わったように、ITツールの活用次第で仕事の効率は大きく変わるのです。

≫作業効率を高めるITツールの紹介箇所はこちら≪

作業効率の向上を実現させるためのステップとポイント

実際に作業効率の向上を実現させようとする際、どういったステップで進めればいいでしょうか。チェック項目として全体の流れを以下にまとめました。

デスクワークでの仕事効率化ツール14選

前述のとおり、デスクワークでの仕事を効率化させるためには、ツールの活用がおすすめです。世の中にはさまざまなタイプのITツールがありますが、ここでは以下4つのカテゴリから代表的なサービスを紹介します。

※本記事は2023年1月頃の情報に基づいて作成されています。最新の情報は各社のホームページ等でご確認ください。

• RPAツール（業務の自動化）
• 業務可視化ツール
• タスク管理ツール
• マニュアル管理ツール
• 情報収集効率化ツール

RPAツール（業務の自動化）

作業効率を上げるツールのなかでも、直接的に業務の効率が上がりやすいツールがRPAツールです。

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、パソコンで動くプログラムが、日常的に仕事で行うさまざまなパソコン上の定型業務を自動化してくれます。

世の中には多くのRPAツールが登場していますが、代表的なサービスは以下のとおりです。

RPAとは？導入方法やツールの選び方を事例とあわせて徹底解説！

本記事では、RPAの基本や導入方法、RPAツールの選び方を、実際の導入事例と合わせて徹底解説します。これからRPAの導入を検討している方に必見の内容です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールがあれば、個人のタスクや社内のプロジェクトの進捗をわかりやすく管理・可視化できます。代表的なタスク管理ツールは以下のとおりです。

マニュアル管理ツール

マニュアル管理ツールがあれば、業務が可視化、品質の均一化が保たれ、社内の情報伝達がスムーズになります。代表的なマニュアル管理ツールは以下のとおりです。

業務可視化ツール

業務可視化ツールがあれば、社員の仕事の状況を見える化できるので、「どこの作業を効率化すべきか？」を見つけるために役立ちます。代表的なサービスは以下のとおりです。

情報収集ツール

日々の情報収集を効率的に行うツールです。 意外と時間を要する作業だけに、効率を高めたい作業のひとつです。

 そのほか、RPAツールでも、インターネット上やSNSの情報収集やエゴサーチ等を効率化できます。自動化できることのひとつの情報収集があります。以下と併せてご確認ください。

情報収集の効率的なコツを大解剖！おすすめツールもご紹介

本記事では、効率的な情報収集のコツや、情報収集におすすめのツールを徹底解説します。

仕事の効率アップするならRPAツール「マクロマン」がおすすめ

ツールを導入してデスクワークの仕事効率化をしたい場合は、ぜひRPAツール「マクロマン」をご利用ください。マクロマンは無料のRPAツールで、ダウンロードをしてすぐに利用開始できます。人に変わってパソコンで日々繰り返されるさまざまな作業を自動化します。たとえば、手間のかかるデータ入力や毎日のメール送付といった作業を自動化することで、効率化が可能です。心理的なストレスも大きい単純作業から人材の稼働を解放できるので、コア業務により集中できます。

※マクロマンは操作方法等に関するお問合せは有償となります。

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さらに、RPAツールの扱いや運用に不安を抱えている方も、マクロマンなら安心です。費用はツール利用が完全無料で、必要な時だけ有料のサポートをご利用いただけます。

たとえば、操作方法や運用方法などで悩んだ場合は「マクロマン相談チケット」「マクロマン 導入支援パック」で気軽にご相談ください。RPAツールを扱う人材に課題があるのであれば、RPA人材の派遣サービス「RPA女子」をご利用いただけます。マクロマンの開発元である当社員が、開発・保守運用・研修・コンサルティングなどを担当します。

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