RPAは内製化と外注どちらを選ぶべきか？手順や特徴、成功ポイントを紹介

業務効率化を図るべく、RPAの導入を進めている、または検討している企業は多いでしょう。その際、RPAを「内製化」をして自社完結をするか、プロに「外注」するかで悩んでいるケースは多いかもしれません。どちらもメリットとデメリットがあるため、自社に適しているのはどちらかを慎重に判断する必要があります。

本記事では、RPAの工程の紹介と併せ、RPAの内製化と外注のどちらが最適かのチェックポイントや成功ポイント、それぞれの価格相場や内製時に必要となるRPAのスキルをご紹介。はじめは外注し、徐々に内製化する方法もあるため、その方法についてもお伝えします。

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RPAの内製と外注

RPAに関するすべての工程を自社内のみで完結させる場合は「内製」、外部にRPAの導入・開発・運用などを委託する場合は「外注」となります。

外注時の依頼先は、まず契約しているRPAツール会社への依頼です。その際、自社が求めるサービスに対応していない場合は、RPAの導入支援サービス会社に依頼するか、契約済のRPAツールを扱える人材を探して依頼します。

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RPAの流れ・外注におすすめな工程

RPAを活用するには、以下のように工程がいくつかあります。

このうち、「全ての工程を内製化」、「一部を内製化して残りを外注」、「すべてを外注」のどれが自社にマッチするのか検討しましょう。

※以下工程のうち、RPAへの知識やスキルが求められることから、外注がおすすめな項目があります。該当項目を緑色マーカーで記しているので、ぜひ参考にしてみてください。

１．RPAで自動化できる業務の洗い出し

RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）という名のとおり、「機械による作業工程の自動化」を役割とするため、いわゆる「定型業務」の自動化をする技術です。

定型業務とは、「作業の”型”が決まっている業務」であり、あらゆる部門で行われる作業です。作業内容自体は簡単でも処理する量が多く、作業者にかかる負担が重くなる傾向にあります。このような業務の多くは、RPAの活用による自動化の対象です。

逆にRPAで対応できない以下のような業務については、RPA化対象業務から外しましょう。

まずは業務全体を見直し、RPA化可能な業務とそうでない業務の洗い出しを行うことが必要です。

なお、この工程は外注すると安心ですが、社内の事は社内の担当者が一番知っていることから、すべてを外注するのではなく「一緒に検討していく」スタンスがメインになります。

２.業務手順書の作成と要件定義

洗い出したRPA化対象業務は、業務手順書として誰が見ても理解できる形に落とし込みます。この際以下の要素も可視化して、「誰が見ても理解できる」状態にし、業務手順書を完成させます。

そのうえで、RPA化する範囲を決定する要件定義を行います。業務手順書に基づき、「機能要件」と「非機能要件」のそれぞれについて定義付け作業をします。

「機能要件」とは、一般的には「必ずシステムに搭載する機能」を指し、RPAにおいては「ロボットに実装する機能や挙動」を指します。対して「非機能要件」とは、「機能要件」以外の全ての要件です。双方を明確に記載することが、次に行うシナリオ作成において重要となります。

３．RPA開発（シナリオ作成）

本工程が一番重要且つ難易度の高い工程であるため、外注もしくはサポートを受けながら内製することをおすすめします。

ここでは要件定義に基づいて、RPAツール上での開発（シナリオ作成とも呼びます）をしていきます。開発とは、簡単にいうと「人間の作業手順をロボットに覚えさせる工程」です。この段階で作成したシナリオに基づき、RPAは作業を実行することになります。注意点として、RPAは設計されたシナリオどおりにしか動作しません。想定外の挙動が発生すると、エラーの発生によって業務がストップする恐れがあります。そのため、開発段階で想定できるイレギュラー対策は予めしておく必要があるのです。

たとえば、イレギュラー発生時には作業をストップさせ、例外的な対応が必要であることを検知できるようにしておく、などが挙げられます。

また、開発時に使用したパソコンと実務にて使用するパソコンが異なるケースもあります。実際の業務で使用するパソコン端末やインターネット環境に合わせた開発を行わないと、パソコン端末の仕様の違いや処理スピード、ネットの通信速度などの違いにより、意図した通りに動作しないというのはよくあることです。

なお、開発に際しては「想定される挙動を実現するためにはどのような設定を組み合わせればよいか」を判断し、開発を進めていく知識が必要です。一般的なRPAの知識や使用するRPAツールのマニュアルを見ながら、開発スキルを習得していきましょう。

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４．設計書の作成

開発が完了したら、「業務自動化の目的」「自動化業務の概要」「自動化業務についての詳細な手順」などの開発内容をまとめた設計書を作成します。

設計書があることで、RPAを作る人(開発者/設計者)とRPAを使う人(業務担当者など)での認識が一致しやすくなります。また、わかりやすい設計書を作成することにより、開発者（または設計者）が退職などで不在となった場合でも、RPA担当者がメンテナンスや運用をしやすくなるため、設計書の作成は重要です。

５.テストと課題検証

設計書を作成したら実際に動作テストを行います。

導入するRPAにトライアル期間が設けられている場合は、可能な限り、ここの工程を各社RPAツールのトライアル期間中に終えることが理想的です。理由はサービス利用料が発生してから、自動化したいロボットを動かしてみたら思うようにいかず自動化できなかったり、エラーが頻発して改修する期間中に料金だけが発生しつづけるなどの可能性があるためです。

実際に、RPAツールを契約してしまってから、「想定していた業務の自動化ができないと発覚した」ということは少なくありません。このような事態を防止するためにも、有料のツールの場合は無料で利用できるトライアル期間があるため、その間に以下点と併せて確認をしておきましょう。

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６.定期的な運用保守（メンテナンス）

テストを終えて問題なさそうであれば、運用とメンテナンスを継続的に行っていきます。

開発を外注した場合には、本工程も外注するのが望ましいです。

RPAを運用していく中では「業務手順が変更になった」「業務で使用するサイトのデザインが変わった」などの事象が発生した場合はシナリオを変更しなければいけません。シナリオの変更をしないと、ロボットの処理が停止したままになるか、場合によっては変更前のシナリオのまま作業を完了してしまいます。これらはトラブルの元となる恐れがあり、都度メンテナンスが必要になります。

RPA化したい業務の洗い出しは自社主体で行い、そのサポートに外部事業者が入るケースや、入らずに自社で完結するのが一般的です。洗い出した情報をもとに、外注したい事業者とヒアリングの時間を設けて要件定義を行う流れです。

事業者はヒアリングした内容に基づいて見積もりを出し、契約が成立したら開発とテストを行ったうえで納品します。その後、実際の運用・保守（メンテナンス）に入りますが、事業者によっては運用後も手厚いサポートをしてくれるケースがあるため、選定基準の1つとしておくとよいでしょう。たとえば、エラー発生時の対応と課題の再検証、運用後の継続的な効果測定などの、運用保守サポートが挙げられます。

外注する場合は事業者の特徴をあらかじめ把握し、自社にとって適切な事業者を選定するとよいでしょう。

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今回はRPAの運用・保守（メンテナンス）はなぜ必要なのか？をはじめ、運用・保守を内製（自社）で行う場合と外注する場合のそれぞれのメリットとデメリット、サポートの選び方や費用相場などを中心に解説します。

また、これらの工程を適切に対応できない場合、さまざまな失敗やリスクが生じます。以下記事でそれらの失敗やリスクについて紹介しているので、併せてご確認ください。

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RPAの導入・運用時に発生するリスクをその理由とともに、対策方法をご紹介します。リスク対策時に役立つフレームワークや、それでも不安な方向けのサービス紹介もしています。

RPAの内製化に必要な2つのスキル

内製化を目指すには、必要なスキルが2種類あります。

技術的なスキル

ひとつは技術的なスキルとして「プログラミングの基本的な知識」が挙げられます。ここでいう基本的なスキルとは、「変数」や「インスタンス」などのプログラミングにおける基礎的な知識を指します。

RPAツールの中にはドラッグ＆ドロップだけで開発を進められるものも多くありますが、プログラミングの基礎知識がある人材と無い人材では、RPAの開発のスムーズさに差が出ます。更に、エラーが発生した際に対策を取りたい場合やカスタマイズをしたい場合には、一定のプログラミングスキルがなければ内製で実施することは難しいケースもあり、要件定義を実施する際にも、こうした技術的スキルは必要です。

また、RPAで自動化した業務の要件は、パソコンやソフトウェア要因、あるいは業務手順の修正などの理由で都度変更されることがよくあります。この際にも、これらの知識やスキルを有した人材がいるとよりスムーズに進められます。

そのほかスキル

そのほかのスキルとしては、「課題の洗い出しと改善能力」「コミュニケーション能力」が求められます。
RPA化の前提として、どの業務をどのように自動化すれば業務効率化が図れるのかを正しく見極め、課題として抽出できる能力が必須です。

さらに、課題として洗い出された業務について、関係部署・部門を横断して連携のうえ改善に進められるかどうかも重要なスキルとなります。そのため、1部署・1部門にとどまらない組織レベルでのコミュニケーション能力が必須となるのです。

RPAの内製と外注、どちらが最適？チェックポイント

RPAの内製化と外注のどちらが適するかを確認しましょう。以下5つのチェックポイントをメリット・デメリットを踏まえ確認してみてください。これらを把握したうえで、各RPAツールベンダーやRPA導入支援会社と打合せをするとスムーズでしょう。

①費用面

RPAにかけられる予算が少ない場合、内製化すればコスト削減につながることは予想しやすいかと思います。外注すると、導入段階で初期費用がかかったり、すり合わせ費用や単価の高いエンジニア費用がかかったりするため、相当額のコストがかかることを覚悟しておかなければなりません。もちろん、内製化に伴い社内教育コストや人件費もかかるため、次の項と併せて検討しましょう。

②RPAに必要となる知識習得にかかる工数は補えるか

RPAによる自動化には前項で紹介した、6つの工程とそれに対応するための必要な各種スキルがあるとお伝えしました。RPAを外注すれば、導入から開発、運用に至るまで全部または一部をプロに委託できます。

内製化の場合はそれらスキル・知識を持っている担当者がいるのが理想ですが、そうでない場合は教育も必要になります。教育をするにもそもそも社内にスキル・知見がなければ、社内の人間がリソースを割いて一から習得しなければなりません。内製化する際にかかる教育や習得工数と、外注することで発生するコストのどちらを取るかの選定が必要になります。

③社内ノウハウの蓄積やDX人材の必要有無

RPAの社内ノウハウ蓄積とDX人材の育成を考えている場合は、内製するのがおすすめです。

RPAの内製化をしていくことで、社内の業務担当者によってRPAのノウハウ蓄積が期待できるでしょう。それに伴い、DXに精通した人材育成につながることも期待できます。DX人材の育成は、会社にとってだけでなく、社員にとっても自身の人材価値を上げるメリットがあります。

RPAを外注する場合、部分委託であれ全部委託であれ、業務に臨むのは基本的に外部の人間です。プロフェッショナルとしての成果は望めるものの、社内にノウハウが蓄積されることは期待できないため、この点においては内製化がおすすめです。

④RPAの利用（活用）期間は長期か短期か

RPAの利用期間に応じて、内製化を目指すか外注に頼るかも判断のひとつです。短期の場合は、ほかに目的がない場合には習得コスト等を鑑みると内製化では割に合わない場合があるためです。

⑤緊急時のスムーズな対応や、開発時・運用保守時のスムーズな連携面

緊急時の応急処置や対応時は、社内の担当者が、すぐに動きやすい点で内製化がおすすめです。特に、内容によっては社内の事情を踏まえて対応方法を検討する必要があることも多く、社内であればそれを一気通貫で対応できますが、外部の場合はコミュニケーション工数が多少発生するかたちとなります。

これは緊急時だけでなく、RPA開発（シナリオ作成）時や日々の運用保守にもいえる事です。

外注から徐々に内製化へシフトするのもおすすめ

内製化、外注それぞれメリットデメリットがありますが、はじめは外注して土台を整えつつ、徐々に内製化にシフトする（外注の内製化）というのも選択肢として持っておきましょう。

内製化支援に対応しているRPAベンダーやRPAの導入支援会社はそう多くはありませんが、それぞれの良いとこ取りができるメリットがあります。

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RPAを内製化・外注する際の失敗例と成功ポイント

RPAにおける失敗例とともに、内製化と外注の成功ポイントについてもあわせて確認していきましょう。

内製化の失敗例と成功ポイント

RPA内製時の失敗ケースとしては、大きく「導入時点」と「開発・運用時点」において失敗の要因が見られます。

導入時点では、「そもそも導入する目的が明確化されていない」「RPA化できる業務の選定が難しくてできない」、開発・運用時点では「自動化できると思っていたがそう簡単にはいかず、断念した」「想定以上にRPAの習得が難しく、挫折した」「想定以上の工数と人員が必要になった」などがよくある失敗ケースです。

内製化を成功させるためには、以下が重要です。

• RPA化の目的を組織全体に浸透させること
• 業務手順や要件定義をわかりやすく詳細に決定すること
• スモールスタートからはじめること
• RPAの知識をきちんと身に着けること
• 操作方法や開発方法などが習得しやすいRPAツールを選ぶこと

外注時の失敗例と成功ポイント

RPAを外注する際の失敗例として、特に注意しておきたいのが「外注から抜け出せなくなる」ことです。他にも「事業者の選定を誤った」「自動化したい業務について、外注先企業とRPA担当者・現場担当者を交えた最初のヒアリングが不足しており、後の工程でスムーズにいかなかった」「外注費が高かった」なども挙げられます。

とりあえずRPA化したいからといって安易に外注することは避けた方がよいでしょう。なぜなら、現場で運用していてエラーが発生した際に、社内の人員では対処できないため事業者に頼り、これが続けばコストがかさむばかりで社内ノウハウの蓄積は行われず、いつまでも外注に頼らざるをえないためです。

永続的に外注で構わないというケースを除いて、徐々に内製化に切り替えていくのが成功のポイントといえます。そのためには、内製化のサポートにも対応できるRPAツールベンダーを選定することが重要です。

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RPA内製時・外注時の価格相場

RPAにかかるコストは「RPAツールの初期費用（イニシャルコスト）」「RPAツールの月額費用（ランニングコスト）」に加えて「導入支援費用」「開発（シナリオ作成）費用」「運用・保守費用」といったオプション費用に区別されます。

すべてを内製化する場合にはこのうち各種RPAツール費用だけで済みますが、外注の場合は外注の度合いによって上記オプション費用が発生します。

RPAツールの初期費用は、事業者によっては必要となるケースがあります。必要な場合は20～50万円ほどになります。RPAツールの月額費用は各社さまざまで幅広くあり、数万円のものもあれば60万円のものもあり、平均して20万円ほどとなります。

導入支援費用は、外注したい範囲によって大きく異なります。都度見積を取りましょう。

開発費用（シナリオ作成費用）は開発規模などにより大きく異なるため、20万円以上かかると見込んでおくと良いでしょう。開発工数が多い場合は、RPAエンジニアを1か月派遣するとして、おおむね月額60万～150万円程度です。

内製と外注の間として、自分で開発をし、分からない部分のサポートを受けるかたちであれば、20万未満で対応できる場合もあります。

運用・保守費用の相場はこちらも規模やメンテナンス頻度等によりますが、同じくRPAエンジニアの1か月派遣想定の場合には同程度の金額となるでしょう。

【RPA費用の比較10選】何にいくらかかる？費用を抑える方法も伝授

RPA費用として何にいくらかかるのかの内訳や、主要10社のRPA費用の紹介と併せ、RPAの選定時に費用以外で比較すべき事項の紹介をしていきます。

まとめ

RPAを内製化と外注のどちらにするかは費用に目が行きがちですが、そのほかにも自社内環境をよく把握したうえで決めることが重要です。

なお、外注した後でも内製化につなげるサポートを提供しているツールベンダーや導入支援会社の支援により、外注から内製化に移行することが可能です。ゆくゆくは自社完結でRPA開発・運用を行えるように、ノウハウの蓄積や人材教育を推進していくことをおすすめします。　おすすめの外注先や内製化サポートはこちら↓

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