少子高齢化に伴う人手不足の解消と、業務効率化によるコア業務への集中を実現すべく、RPAツールの使い方を習得したいという方は多いでしょう。RPAツールは2016年頃から注目を集め、既に導入している企業も珍しくありません。しかし、ツール未導入の企業担当者の方にとっては、RPAツールの概要や使い方について一から詳しく知りたいという場合もあるはずです。
本記事では、RPAとはどのようなツールなのか、そしてどのように使えるのかについて解説します。RPAの導入前段階、あるいは導入して間もない段階にある企業担当者の方はぜひ、本記事の内容を参考にしてみてください。
RPAとは
RPAの意味とは？
RPAとは、「Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション」の略称であり、簡単にいうと「機械による業務工程の自動化」です。対象となる業務は、パソコンを使って行われる定型業務です。
自動化したい定型業務をパソコン内のRPAツールに設定させることで、設定後は実行ボタンひとつで設定した業務を人間の代わりにロボットが業務を対応してくれる技術です。
RPAが使われるようになった背景は「人手不足の解消」
RPAが使われるようになった背景としては、大きく分けて2つが挙げられます。1つは「人口の減少」、もう1つは「働き方改革の影響」です。
「令和4年版高齢社会白書」によると生産年齢人口は2000年では8,622万人であったのが、2030年には6,875万人と1,747万人ほど減少する予想です。さらに生産年齢人口は減りつづける予想であり、深刻な労働力不足を示しています。
また、「長時間労働の是正」や「柔軟な働き方がしやすい環境整備」などを目的とする働き方改革の影響で、残業時間の上限が厳しくなり、なかば強制的に労働時間が減ってきています。
このように、労働人口は減る一方で労働時間も減るなかで業務をこなしていくには、RPAによる自動化で業務量を削減するニーズがあります。
RPAを活用するメリットは？
RPAは、パソコンを使用する繰り返し作業や決められた手順の作業を人間の代わりに行います。RPA化する業務を適切に選定、自動化することによって以下のような効果が期待できます。
コア業務に集中できる
1日に行う業務は大きく「単純作業」と「コア業務」に区別されます。RPAは単純作業を人間の代わりに実行できるため、従来、その分の人的リソースをコアな業務に振り分けることが可能です。コアな業務とは、一般的には企業の利益に直結する中核的かつ高度な業務を指します。RPAの活用により、多くの従業員がコアな業務に集中できるようになれば、企業の成長・拡大につながることが期待できるでしょう。業務コスト削減につながる
業務コストとは一般的に、業務に対し、実際に対応している社員の給与や残業代などのことを指します。RPA導入以前までは単純作業の量が多く社員が対応していましたが、RPAを導入することで社員が対応していたことをRPAが代替えすることで業務コストを削減することができます。
また、業務によって残業が発生していた場合は上記に加えて残業代という業務コストをも削減することに繋がります。
ヒューマンエラーを防止できる
単純作業は基本的に難しいものではありませんが、その作業量が膨大になる傾向があり、人力ではミスを発生させる恐れが高まります。一方で、適切にプログラムされたRPAであれば、ミスなく処理することが可能です。業務効率化に伴い従業員満足度が向上する
ロボットによる単純作業の自動化が可能となるため、業務効率化が実現できます。その結果、従業員は単純作業による時間と心理的負荷から解放され従業員満足度向上につながります。RPAの使い方を誤った場合のリスク
単純業務の自動化が可能になるRPAは非常に便利ですが、使い方を誤ると以下のようなリスクが発生する恐れもあるため、ご注意ください。
誤った指示のもとに動作するロボットリスク
RPAツールは、与えられた指示に基づいて正確に処理できますが、指示自体が誤っている場合にも、指示通りに動作してしまいます。指示内容が誤っていること、そしてRPAの動作に異常があることに気付けなければ、業務上の重大なトラブルに発展してしまう恐れがあります。
前提として、誤った指示出しを行わないことが大切ですが、ロボットの異常に気付けるよう、重要な工程が意図しない動作をした時に通知を出すようにロボットに指示をしたり、定期的なチェックをするなどの対策が有効です。
業務の停止リスク
RPAは、自動化させたいほかのアプリケーションやシステムなどの影響を受けやすく、これらが仕様変更をするとその影響を受けてエラー停止することがあります。これにより、RPAに任せていた業務が停止するため、エラー解消の対応が必要です。
このようなケースを見越して、スクリプト（シナリオ）を作成したり、RPA停止時の対処法手順マニュアルを作成しておきましょう。エラーへの対処を行わないと、業務が停止しつづけるリスクがあります。
野良ロボットの発生リスク
RPA担当者の異動や退職に伴い、管理者不在となったロボットのことを「野良ロボット」と呼びます。誰にも管理されず放置されてるため、スクリプト(シナリオ)の更新・修正ができず、エラーが起きたときに誰も何もすることができないことがあります。
定型業務と非定型業務の区別
定型業務は、人的判断不要で作業手順が決まっているものを指し、非定型業務は人的判断が必要で決められた手順がなく、発生するタイミングが予測できないものを指します。
定型業務の具体例としては、予めきまったルールで作成・管理ができる「請求書の作成」「在庫管理」「売上の集計」などが挙げられますが、これらの業務で予めきまったルール通りに運用・管理ができないものは非定型業務に分類されます。
RPAに関するよくある間違い
RPAにおける誤った認識がいくつかありますが、代表的な4つのよくある間違いについて紹介します。
RPAはAIやExcelマクロで代用できる？
RPAは「AI」および「Excelマクロ」と混同されるケースがありますが、実際には全く異なるものです。まず、RPAが「決められた手順に沿って作業を実行する」ツールであるのに対して、AIは「機械学習に基づき分析・判断・予測ができる」ツールであり、RPAを「手」にたとえるとすればAIは「脳」となるようなイメージです。
また、Excelマクロは「自動化が可能となる」点ではRPAと同様ですが、Excelマクロが対象とするのはExcelなどのMicrosoft Office製品が中心です。そして、自動化に際して使用されるのは「VBA」というプログラミング言語となります。RPAが自動化できる対象はMicrosoft Office製品にとどまらず、さまざまなシステムやアプリケーション、Webサイトと広範囲であり、また高度なプログラミング言語スキルは必ずしも求められません。このような点で、RPAはAI・Excelマクロと違いがあります。
RPAを使えばなんでも自動化できる？
RPAが自動化できるのは、「定型業務」です。定型業務とは、業務内容が一定である業務を指し、人間の都度の判断が必要がないものです。一方でイレギュラーが発生する業務は「非定型業務」を指し、人的判断を要する業務などが該当します。イレギュラーが発生する業務については人間のように自分で考えて対応することができません。
「RPA＝何でも自動化できる」と勘違いし、導入をしてギャップに悩まされるケースをよく耳にしますが、自動化できる範囲が明確である点を把握しておきましょう。
RPAは誰でもすぐに簡単にできる？
RPAのスクリプト（シナリオ）作成において、自動化したい業務のスクリプト作成を誤ると、RPAがエラーで止まります。これは、「スクリプトとしてプログラムされた以上の作業はできない」というRPAの特徴に由来します。なお、RPAは外部のシステムやアプリケーション、パソコン環境に依存することからエラーが全く発生しない、という事はレアケースです。特に初めてRPAを導入する場合には、少ない作業手順から徐々に作業範囲を広げていくことをおすすめします。
そして、この作成工程は、自分の自動化したいことがどの機能を使って実現できるかのRPAツールの仕様の習得と、RPAがどのような時にエラーを起こしやすいかの理解、プログラミングの基礎の考え方などそれなりの習得を必要とします。「RPAツールを使ってドラッグ＆ドロップするだけで簡単に完結する」わけではないという点を覚えておきましょう。
RPAは放っておいても大丈夫？
RPAは「開発して終わり」という勘違いも少なくないようです。むしろ、運用をはじめてからが本番と捉えるべきでしょう。
どれだけ入念に開発を行っても、運用をはじめてみたらエラーが度々発生するするということはよくあります。それは、前述でもお伝えしたように、RPAの運用は利用環境に大きく左右されるという側面があるためです。
また、作業手順や作業内容が変わることも想定されます。そのたびに、メンテナンスが必要となります。RPA化には定期的なメンテナンスが必須となります。
RPAは何に使える？身近な使い方5選
RPAの活用先はさまざまです。一般企業はもちろん、各種自治体や教育・医療機関などで、色々な使い方があります。実際にRPAが活用されている事例について5つ紹介します。
製造業界
製造業界ではパソコンを使用した事務作業が多く、たとえばPOSデータや、各取引先のEDIシステムから自社システムへの取り込み作業のほか、自社で抱えている在庫数の管理やそれらをデータとして記録をしたり、測定結果をシステムやExcel等に転記するなどがRPAによって自動化可能です。
金融業界
金融業界では、銀行や証券会社、保険会社など数多くの企業でRPAが導入されています。RPA化の例として、紙帳票をOCRで読み取った後に、RPAがデータとして記録する作業や、Excelファイルの数百回にも及ぶ転記作業などが挙げられます。
自治体
自治体は、都道府県や指定都市においては9割以上がRPAを導入済であり、個人情報の取り扱いが特に多く、特にミスの許されない定型作業が多いため、RPAが活かせる機会が多いです。
例えば、訪れる人々の申請書類の処理生活保護の申請書に記載された情報をRPAによって抽出し、生活保護システムに転記・登録する作業や、個人番号カードの交付管理住民情報の管理、源泉徴収管理システムなどがRPAの対象として挙げられます。
医療機関
医療機関においても、人手不足や労働環境問題を理由としてRPA化が進んでいます。例えば、電子化されているレセプト（診断報酬明細書）データを請求システムへ転記する作業はRPAによって自動化可能です。また、電話での診療予約を手動でシステムに入力する一方、Webからの予約はRPAによって自動入力させることもできます。
教育機関
教育現場では、児童・生徒への授業以外に事務作業が発生し、コア業務である授業に時間を割きづらいうえに残業が発生するという課題があります。
RPAを導入することで、事務作業の自動化によって教員の負担軽減と授業への集中が期待できます。たとえば、児童・生徒の欠席連絡に伴う手動業務をRPAで自動化すれば、電話連絡とそれに付随する事務作業を廃止することが可能です。
RPAを使うための下準備
RPA化に際して、ツールのダウンロードをすればすぐにはじめられるというわけではありません。前段階として以下4つの工程を実行する必要があります。
①業務の棚卸し
まず、RPA化したい業務についてざっと書き出してみましょう。たとえば、「単純作業はなにか」「時間を要する業務はなにか」「時間のかからない業務はなにか」「毎日・毎週・月次など、一定周期で行う業務はなにか」「定型業務にあたる業務はなにか」など、わかりやすく可視化します。
書き出した業務について、業務規模として「誰が」「どれくらい」行っているかを洗い出しましょう。加えて、物理的な対応と人的判断の必要性も確認します。
人的判断は、予め想定しうるパターン以外に、その都度人間が考えて判断をする必要があるかという点での確認事項です。RPAは人的判断を必要とする工程は自動化できないため、自動化できない点の洗い出しにつながります。
②業務手順書の作成
続いて、業務手順書を作成します。業務の棚卸段階で洗い出されたRPA化したい業務について、以下画像のように細かく記載していきましょう。
この際、業務と部門・部署の関係性が不明瞭な手順書の作成はNGです。なぜなら、RPA化において部門・部署間の横断は必須事項なためです。
加えて、棚卸段階では見落としていた「RPA化できない業務」を洗い出すためにも、業務手順書は詳細に作成しましょう。誰が見てもわかるような「業務手順の可視化」が、業務手順書の作成目的でもあります。
③要件定義
RPAにおける要件定義とは、「RPAによって自動化する業務範囲を定義づけることであり、業務手順書で見える化されたプロセスを設計する」ことを指します。
作成した業務手順書に基づき、実装したい機能についてデータフローを図案化してみましょう。この際、RPA担当者が現場の担当者からヒアリングをして図案化するケースもあります。コマ送りのようにして、パソコンの動作をもれなく再現できるように手順を確認し、さらに現場担当者に確認してもらうとよいでしょう。
あわせて非機能要件（実装したい機能以外の要件）についても定義づけします。適切に要件定義を行うことで、スムーズな開発が可能です。
④RPAツールごとの実装可否を判断
RPAツールは、各社で機能や性能が大きく異なります。前項までの工程で一般的なRPAでは自動化できると想定されてきたものが、実際にRPAツールで動作させてみると出来なかったというケースがたびたびあります。
たとえば、OSが異なれば正常に動作しないケース、自動化したいシステムやアプリケーションとの相性に左右されるケース、RPAツール自体の機能の有無や精度の違いによって出来る・出来ないが分かれるなど、ツールによってその特徴は異なります。選定したRPAツールで実際に動作させられるのか＝可否判断も重要なのです。
RPAの操作方法
では、実際に操作している図を参照しながらRPAの操作方法についても見ていきましょう。上記でご紹介した業務手順書が完成している前提でご説明していきます。
ここでは、無料で利用できるRPAツール「マクロマン」を例とします。（無料で誰でもすぐにダウンロードして使えるので、こちらからダウンロードのうえぜひ実際に触って習得してみましょう！）
RPAツールでは「コマンドを組み立てて作る」のほかに「実際の操作を一通りして、録画をする」方法を搭載しているRPAツールもあります。ここでは前者の「コマンドを組み立てて作る」想定で説明していきます。
RPAの仕組み
まずはじめに仕組みについて。RPAを動かすには「コマンド」が必要になります。
「コマンド」は、「ノード」と呼ばれることもあり、実行したい処理をするためのパーツのようなものです。この「コマンド」をひとつずつ組み立てていき、コマンドを組み合わせて作成した処理の流れである「スクリプト」が完成します。「スクリプト」は一般的には「シナリオ」や「レシピ」などとも呼ばれています。
▼図1
なお、図1はリスト型と呼ばれる形式で、処理が一行ずつ表示される見え方です。ほかにもフローチャート型と呼ばれる形式もあり、これは図形で処理の流れを表示するものです。
コマンドの設定
コマンドとスクリプト（シナリオ）の関係性が分かったら、次にコマンドの設定や組み合わせをしていきます。
下準備として作成した業務手順書に基づき、「Excelを開く」、「Excelを保存」など1つ1つの作業について以下図2のように組み立てていきましょう。
組み立てがすべて完了したら、「実行」することでスクリプトどおりの作業が行われます。エラーが出て処理ができなかった場合は、設定に間違いがあるか、ほかの原因で発生しているため、原因の調査とスクリプトの修正をしていきます。
この工程を「スクリプト（スクリプト）作成」や「開発」と呼びます。この工程では「変数」や「インスタンス」などのプログラミングの基礎的な考え方が必要になります。事前に習得しておくことがおすすめです。
▼図2
自動化したい作業が、どのコマンドの組み合わせによって実現できるかは各社のRPAツールのマニュアル等を見ながら進めていきます。
このまま「マクロマン」で試す場合は、以下の「Excel自動入力」を参考に設定してみましょう。
※マクロマンの公式サイトの操作方法関連ページに飛びます
スクリプト（シナリオ）作成時に把握したいポイント
実際にRPAツールを操作して開発（シナリオ作成）を行うにあたって、忘れずに把握しておきたいポイントは「RPAは人間が行う作業の模倣である」という点です。AIとは異なり、設計された手順どおりに作業を実行します。
人間がExcelを開いて文字を入力して保存する工程であれば、
１．Excelのアプリケーションを立ち上げる
２．Excelのブックを開く
３．A2セルに「あいうえお」という値を入力する
４．保存する
５．閉じる
という工程になります。この工程通りにスクリプトを組んでいくため、１を飛ばして２の処理をすることはありません。かならず手順通りになるように組み合わせて作成しましょう。
やっちゃダメ！RPAのダメな使い方4選
ここまで、RPAの使い方に焦点を当てて解説してきましたが、NGとなる使い方も存在します。以下の4点についてはいわゆる「ダメな使い方」にあたるため、あらかじめ対策しておくか、発生した際に対応できるよう注意しておきましょう。
野良ロボット化を招く「放置」
RPA担当者が離職したり引継ぎが適切に行われなかったりすると、残されたRPAは管理者が不在のまま処理をしつづける「野良ロボット化」してしまいます。業務に大きな被害を及ぼす恐れがあるためロボットを放置することは絶対に避けましょう。エラー発生の原因となる「スクリプト（シナリオ）変更を反映していない」
RPAはスクリプト作成後も定期的なメンテナンスが必要となります。業務手順変更時はスクリプトにも反映が必要ですし、自動化したい先のシステムやアプリケーション、Webページの仕様変更に伴なってスクリプトも変更が必要です。これを怠るとRPAの処理が停止するか、間違った状態で動作し続けることになってしまいます。このような事態にならないよう、何らかの変更があれば都度必ず反映する必要があります。クローリング不可となる「利用規約違反」
RPAによってWebサイトのクローリングを行う場合もあるでしょう。しかし、WebサイトによってはRPAによる自動化を規約違反と定めている場合もあります。要件定義などの段階で、必ず利用規約を確認しておきましょう。誤作動の原因となる「動作環境との不適合」
パソコンの動作環境がRPAツールの推奨環境と適合していなければ、通常通りに動作しない恐れがあります。あらかじめ、ツールの推奨環境と使用するパソコンのスペックを確認しておきましょう。
そのほかRPAのダメな使い方による失敗例として、以下記事でもご紹介しています。
おすすめのRPAツール
さまざまなRPAツールが提供されていますが、初期費用やランニングコストが高い、価格は安いがサポート体制が不十分、という場合もあります。
そこでおすすめしたいのが、無料RPAツール「マクロマン」です。ダウンロードを含め利用料はすべて無料です。無料の期間縛りや無料による人数制限がないため、利用人数が増えて予算が膨らみすぎることや、無料トライアル期間が短くて試し切れない・・などのお悩みの方にぜひ使っていただきたいRPAツールです。
疑問点を解決できる可能性がある無料のユーザーコミュニティもあるため、時間に余裕がある方や回答が得られない可能を許容できる場合には有効にご活用いただけます。
回答を急ぎたい場合や、マクロマンの公式の回答を得たい場合には、チャットでいつでも操作方法やエラーの解消方法を相談できるヘルプデスクや最初のスクリプト作成サポートつきの有償プランや、日付をあらかじめ決めて、Zoomなどのテレカンで実際の画面を見せながら質問したい場合のチケット制サービスもあります。
さらに、そもそもRPAツールを自社で使いこなせないのでアウトソースしたいという場合の人材派遣サービスもございます。常駐型、スポット型でお選びいただけます。
各種プランについては以下より資料をご覧いただけます。
まとめ
定型業務を自動化できるRPAは、適切な使い方を知っていれば本記事で紹介したいくつかの事例のように、業務効率化を実現できます。適切に活用するためには、あらかじめ準備し、誤った使い方を把握しておくことが重要であると覚えておきましょう。
当社提供のRPAツール「マクロマン」は、有償のサポートが必要ではない限り無料で導入・利用可能です。トライアル期間に急いでテスト運用まで行う必要がなく、じっくりと開発・テスト運用を行えます。この機会に、「マクロマン」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
この記事の監修者
コクー株式会社
RPA事業部 エバンジェリスト
吉田 将太
RPA事業部の立ち上げとして、営業・RPA開発・研修講師を経て、2023年1月にエバンジェリスト着任。
RPAやRPA以外の技術を使って業務効率化を目的にした様々な開発に携わる。この経験から300名以上の研修講師を務める。
