RPAの課題とRPAで解決できる課題特集～課題の解決法も紹介！～

企業や自治体、医療機関などさまざまな職場でRPA導入が進んでいる一方、RPAに対する課題もみられるようになってきています。「何をRPAで自動化すれば良いか分からない」、「思ったよりもRPAツールの操作が難しく使いこなせずにいる」、「効果をどう見たら良いか分からない」など多岐にわたります。

この記事ではRPAで発生しがちな課題とその対策方法、RPAで自動化することによって解決できる課題を紹介します。RPA導入を検討されている方だけでなく、すでにRPAを導入したものの効果が今ひとつ、という方もぜひ参考にしてください。

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RPAで解決できる課題

RPAとは、簡単にいうとパソコン上の業務をロボットで自動化するソフトウェアです。自動化といってもすべての業務が自動化できるわけではなく、人の判断を必要としない、あらかじめルールや手順が決まっているものが対象となります。

まずは、RPAで解決できる課題（RPAの効果）をかんたんに紹介します。

業務の効率化

デスクワークで行う定型作業には、少なからず「無理」「無駄」「ムラ」が潜んでいるものです。

RPAを利用することで、非効率な手作業をロボットに任せて自動化し、人間は集中すべき業務に注力できます。

そのため、メール配信、顧客情報のシステム登録、請求書発行や、競合他社の価格調査や口コミ収集、ECサイト運営に伴う定期的なレポート作成といったさまざまな業務にかかる時間の大幅な削減が期待できます。

なお、業務をRPAで自動化する過程において、業務の洗い出しをするため、その工程だけでも今まで気付けなかった「無理」「無駄」「ムラ」を発見できる場合もあります。

人手不足

少子高齢化に伴い、働き手の確保に苦戦する企業は少なくありません。将来的にみても、より労働力不足が深刻化する見通しです。RPAが普及した背景には、人手不足を補う目的や働き方改革の推進による長時間労働の是正などが挙げられます。

RPAは、これまで人間が行っていた作業をロボットに任せられます。正しく活用できていれば365日24時間稼働できるため、人手不足対策として有効な手段です。また、日常的な人手不足を補えるだけでなく、繁忙期の期間限定のスポット増員などの人件費に代わることも考えられます。

業務品質の向上

人間が作業する場合、目的が同じ業務でも担当者によって業務品質に差が出ることがあります。
また、同じ担当者であっても、その時の体調や心理的な影響によって思わぬタイミングで集中力を欠き、通常よりも業務の品質が低下してしまうこともあるでしょう。

その点、RPAはこれらによって業務品質が変動してしまう懸念はありません。指示された通りの作業を完了します。

また、一定の品質で人間が業務を進めるためには人件費も継続して発生するため、RPAを導入することで支出を抑えやすいのもメリットです。

さらに、安定した品質が維持されることで、結果として顧客満足度の向上にもつなげることも可能です。

ヒューマンエラーの削減

どれだけ慎重に行っていても、手作業にはヒューマンエラーのリスクが伴います。たとえば人間が行う単純作業や繰り返し作業は、思い込みや注意力が散漫になってしまった際、不注意などが原因でミスを起こしてしまう場合があります。

一方、RPAは常に指示された通り、正確に作業をするため、これらのヒューマンエラーを防止します。

リソースの最適化

RPAの導入で業務自動化ができれば、浮いたリソースを最適化することが可能です。

ビジネスにおいては、業務達成に必要な人材や物資、資金、時間などは「経営資源」とされ「リソース」と呼ばれるのが一般的です。さまざまな業種や企業で人手不足が課題となる現在、必ずしも人間が処理する必要がない業務は、自動化してリソースの最適化をはかることをおすすめします。

リソースのなかでも、人材は貴重なリソースです。定型業務や単純作業をRPAに任せることは、貴重な人材のリソースを有効に活用でき、ミスを軽減します。これまで過剰にかかっていた残業代などの人件費も、RPAの導入で減らせる可能性があります。効率的に業務を終わらせたことで、リソースをより創造的な業務に充てられます。

従業員の満足度向上

RPAの導入により、従業員は繰り返し行う定型業務から解放され、やりがいを感じられるような業務に時間を割けます。

RPAが向いている定型業務は「ノンコア業務（間接的業務）」と呼ばれ、経費精算や顧客情報の入力作業のような、大量且つ決まった手順での処理、あらかじめ決まったテンプレート上でのデータ集計や請求書処理といった事務作業が代表的です。

これらノンコア業務は担当する従業員の負担になりやすい一方、利益と結びつきにくいものも多いため、優先的にRPAに置き換えて自動化することをおすすめします。

また、「従業員が仕事や職場にどの程度満足しているか」という指標に「従業員満足度（ES）」があり、RPAの導入はこの従業員満足度の向上にも寄与します。

RPA導入により人の手で行ってきた業務を自動化し、その業務のために決まった時間に作業を強いられていたものから解放されることや、RPAによる自動化で空いた時間でコア業務に集中しやすく、組織に求められる成果を上げやすい環境を作ることができるため、結果として満足度向上が期待できます。

RPAの課題：思ったよりも簡単ではない

RPAによる業務自動化は「誰でもかんたんに」などと言われることもありますが、実際のところ、RPAによる自動化は誰でもかんたんに出来るとは言えません。

システム開発と比較すると、RPA開発（シナリオ作成）の難易度は低いものです。しかし、システム開発はそもそもITエンジニアが携わるものであるのに対し、RPAはITエンジニアではない現場の担当者も扱えるように開発された技術という差がありますが、それでもまだまだ敷居は高いのが実態です。

RPAは、普段は問題なく稼働していても、突如RPAがエラー等で停止すると、迅速な原因究明と対処が必要です。導入した企業にある程度のRPAの知見やITスキルを持った方がいなければ、トラブル時の被害は拡大、長期化する懸念もあります。そのため、導入時は基本的なツールの使用方法に加えてトラブル原因の調査方法や対処法も習得しておくことが大切です。

RPAの現場で発生しがちな課題　具体例

RPAを導入した現場で発生しがちな課題は、次の通りです。主な課題を、解決策と共に解説します。

１．RPAの向き不向きを理解しないまま導入して失敗

RPAの導入によって生産性や業務効率の向上といったメリットが期待できますが、まずはどの業務をRPAで自動化するのか？という業務選定が発生し、この時点で「何をRPAで自動化したら良いかわからない」と迷うケースがあります。

その際に、RPAに対して正しい理解ができておらず、担当者が「すべての業務で自動化できそう」「何もしなくても楽になりそう」といった安易なイメージを持っている場合は要注意です。

RPAは万能ではないため、自動化する業務の選定によっては思っていたような効果が期待できない恐れがあります。そのため、RPAを導入する目的を明確にし、費用対効果を想定したうえで導入を進めることが大切です。

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２．RPAツールを扱うためのスキル習得ができない

RPAを導入したものの、社内にRPAツールを扱える人材がいないという課題があります。

RPAを十分に活用するためには、開発工程・エラー対応・メンテナンスという3つ重要な工程があります。RPAの特性を理解したうえでそれぞれ3つの対応をする必要があり、一定のスキル習得が欠かせません。

RPAに関連する知識や技術が不足しているとスムーズに開発を進められないだけでなく、エラー対応やメンテナンスにも支障が生じてしまいます。

このようなRPAそのものへの理解だけでなく、実際に導入するRPAツールの操作方法も習得しなければなりません。「Excelを開くためのコマンド（ノードとも呼びます）はどれを選択するのが良いか？」「その際の設定はこれで大丈夫か？」など、契約しているRPAツールのマニュアルや学習コンテンツ等を見ながら地道に習得していくケースが多いです。

この習得には一定のリソースや時間が必要となるため、それらを習得できないという課題がよく発生します。

具体的なプロに依頼する方法としては、RPAの導入支援サービスやRPAの研修サービス、学習コンテンツが充実したRPAツールベンダーとの契約という方法があります。RPAの専門家のサポートを受けられるので、スムーズに業務自動化を進めることが可能です。

長期的な自動化を目指す場合には、徐々に内製化できるように関連した支援も行ってくれる企業を選ぶことで将来的なコストメリットやRPA人材の育成に役立ちます。

ほかにも、RPAエンジニア派遣という方法もあります。

正社員としてRPAのスキルを保有する人材を雇用する手段もありますが、柔軟に会社の方針に対応したい場合は、派遣の方がメリットが大きいです。RPAツールを扱うためのスキル習得には時間と手間がかかるため、プロの力を有効に利用して企業の課題を解決しましょう。

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３．社内展開したいがリソースがない

スモールスタートでRPAを導入したとしても、徐々に対象部門や職種を拡大して社内展開に取り組むことで、RPAの導入効果を更に得ることができます。

しかし、部門間をまたいでRPAを社内展開する場合、リソースが割けなかったり、RPAツールを扱える人材がいないというケースがあります。

RPAは自社業務で大規模に活用してこそ、生産性の向上や従業員への負荷を減らせる技術ですが、運用するための役割分担や予算組みなどなかなか工数がかかるものでもあります。

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４．導入効果をどう捉えれば良いかわからない

RPAによる業務自動化では、導入効果の測定方法を把握しておくことも非常に大切です。これにより「効果をどう見たら良いか分からない」という事態を防げます。

効果測定の方法には、数値で示す「定量的要素」と、従業員の主観や感覚的な「定性的要素」の2つに分かれます。RPAの効果検証や効果測定で用いる主な指標は以下の通りです。

たとえば、定性的要素について。

RPAは自動化する前の工程で、必ず業務の棚卸しと、自動化したい作業の手順を可視化します。この工程を経験することで、業務の見直しきっかけになり、意識するようになったという話もよく耳にします。

なお、定量的な効果測定は次の計算式で求めます。

RPA導入前の1回あたりの作業時間 × 年間作業件数 × 作業担当者の時給 ＝ RPA導入によって年間で削減できた人件費

５．コストが捻出できない

RPAの導入には「初期費用」「月額費用」「サポート費用」「保守費用」などの費用が生じます。ツールの種類や、どの程度の範囲の業務に適応させるかでも費用は異なりますが、ツールの月額費用（または年間費用）は一部のRPAツールを除いて必ず発生します。導入時に必ずチェックしておきましょう。

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マクロマンの特徴や事例などはこちらの記事でご紹介しているので、ぜひご覧ください。

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RPA化をするうえで最初に必要となる、”自動化業務の選定”の併走支援や、RPA導入後の日常的な保守、シナリオ作成代行や、そもそもRPAの基礎を社員に浸透させるための研修、マクロマンの操作方法研修などに対応しております。ほかにもRPAに関するコンサルティングや内製化支援にも広く対応します。

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一般的にはツール費用が月に数万円～数十万円発生し、このなかである程度サポートがなされているものもあれば、手厚いサポートは対応していないor更に別途費用になります。その点、マクロマンはツール利用料がかからないため、低価格で実現ができます。

また、マクロマンや、RPAというものに対する基礎研修や、アウトソースから段階的に内製化するサービスもたいへん好評です！マクロマンとRPA女子なら外注費を削減でき、スキルを持ったIT人材の育成にも役立ちます。

現在抱える自社課題の解決にRPAが役立つかだけでなく、導入後や将来的な自社のビジョンを見据え慎重に検討していきましょう。

まとめ

さまざまな企業でRPAの導入が注目されていますが、自社業務に合った理想的な運用を実現するには課題があります。少しでもスムーズな運用を実践し、適応範囲を拡大していけばRPAのメリットを最大限享受できるでしょう。

効率的なRPAの運用によって実務レベルで業務改革をすることで、全社的なDX推進にも寄与します。また、RPAの導入時は自動化する業務の選定が特に重要です。

「導入すれば終わり」とはせず、導入後もトライアンドエラーを繰り返しブラッシュアップして最適化を目指していきましょう。

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