RPAの失敗パターンを導入から運用・開発までフェーズ別に解説！気になる理由も

RPAは業務効率化に有効なツールですが、期待して導入したものの失敗してしまうというケースは少なくありません。

この記事ではRPAの失敗パターンについて、導入、運用・開発の3つのフェーズにわけてご紹介します。失敗しないためのコツや成功事例もあわせてご紹介するので、ぜひご覧ください。

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RPA導入フェーズでのよくある失敗パターン

RPAの導入フェーズで見られる失敗は、RPAツールそのものに問題があるというよりも、社内での連携やツール選びの部分で発生しているケースが多いです。よく見られる5つの失敗パターンを理由とともにご紹介します。

費用が高くて社内稟議が通らなかった

失敗理由

RPAの導入には、ツールの利用料をはじめ、運用費用や人的工数などさまざまな費用が継続的に発生します。多くの企業では、社内稟議に通らないと、本格的な導入を進められません。ここでうまくRPAツールの費用対効果を示せないと、許可が下りず、導入を進められなくなってしまいます。「○○円分のコスト削減ができる見込み」「○○時間分の工数を削減できる見込み」のように、具体的な数字で導入効果を示せると、納得感を得られやすいでしょう。

さらに、費用対効果やRPA導入のメリットは勿論のこと、導入をしなかった場合の業務効率化ができないことへの危機感をセットで示すことが重要です。具体的には、従業員の残業量や業務量の多さによるストレスおよび離職リスク、減らない人的ミス、属人化や作業者による品質のバラつきによるリカバリー工数など、直接的に目に見えないコストも踏まえて交渉します。それでもコストの方が高いと感じる場合には、他のRPAツールを検討しましょう。

どのような業務を自動化したいのか、そのためにはどんな機能が必要なのかを調査のうえ、自社の予算感に合うツールを選定することが大切です。

現場の理解を得られなかった

失敗理由

RPAの導入時には、RPAを推進していく担当者の存在が不可欠で、意思を持って推進していく必要があります。

その際、関係者に対して、RPAによって得られるメリットの説明や、導入しない場合のリスク説明を十分に行わないまま進めてしまうと、理解を得られず反発を招いてしまう恐れがあります。自分たちが行っていた業務がロボットに換わられてしまうことや、RPA化までの工程のなかに業務の棚卸しやRPA化の対象を決めるなどの工程も発生することへ抵抗を感じる人もなかにはいるでしょう。

導入を決める前に、「RPAとはどのようなツールなのか」「導入によって現場の業務はどう変わるのか」「どのようなメリットが得られるのか」「導入しないことで何が改善されないのか」などを説明し、理解を得たうえで進めていくことが大切です。

当初想定していた業務が自動化できなかった

失敗理由

RPAはどんな業務でも自動化できるわけではなく、対象はパソコン上での手順があらかじめ決まっている定型業務の範囲に限られます。さらに定型業務だからといって、すべての業務が自動化できるわけではありません。

例えば、連携したいシステムに対応しているか、自動化したい動作を実現するためのコマンドが備わっているかはRPAツールによって異なります。またツールによっては作動中に同じ端末で別作業を行えないものもあり、その場合は夜間や早朝など人が居ない時間帯に作動させる必要があるでしょう。

これらの仕様やできること・できないことはRPAツールによって大きく異なります。この点を理解せずに進めてしまうと、失敗に終わります。

また、RPAツールは有料のものが多いため、トライアル期間が設けられています。RPA導入前のトライアル期間の際は、操作性だけでなく必ずRPA化したい業務のシナリオを作成し、必ずテスト運用をしましょう。実際に動かしてみると「エラーで止まってしまう」「RPAでは実現できないことが分かった」などと躓くことも多くあるため、RPA導入前の段階で気づくことが大切です。

シナリオの作成に時間がかかった

失敗理由

シナリオは本来、導入前のトライアル期間で実際に作成・実装を行い、想定通り動くかを確認しておく必要があります。いきなり作成から入るのではなく、業務手順を細かく洗い出し、その内容に沿って作成していくことがポイントです。
この工程を省いてしまうと、シナリオ作成に必要以上の時間がかかってしまい、効率的な自動化に繋がらないでしょう。

また、そもそもシナリオ作成には、シナリオを構成する各コマンド(部品)の機能と設定方法を理解し、どのように組み合わせるかを検討する必要があります。ITリテラシーが高くない担当者やRPAへの知見のない担当者がこれを一から理解するには、一定の時間と労力が必要です。より安定稼動できるよう工夫するのはさらにハードルが高いでしょう。

スムーズにシナリオ作成できる知見を持った人材が社内にいないのであれば、プロの力を借りるのも一つの方法です。導入後でも遅くはないので、外部のサポートを受けることを検討するとよいでしょう。

実行時に想定と異なる動作が行われた

失敗理由

RPA導入の現場では、RPAのシナリオ作成者(開発担当者）と、作成したシナリオを実際に実行する現場担当者を別で設けているケースがあります。シナリオ作成は情シスなどのIT部門、実行する操作はRPAを導入する部署の担当者という区分けがよくある分担のケースです。

この場合、それぞれの担当者同士で細部まで連携が取れていないと、自動化がうまく進まないことが多いです。
たとえばシナリオ作成担当者が、自動化する現場の業務や背景についてよく理解しないまま開発を進めてしまうと、場合によっては現場担当者の想定外の動作が行われる可能性があります。特に現場の従業員以外がRPAの導入を担当する場合、自動化対象の業務に関する、入念なヒアリングは不可欠です。

そのため両者が細かく連携をしながらシナリオ作成を進めましょう。また担当者のRPAに関する知識が浅いのであれば、外部のサポートを受けるなどの対策をとる必要があるでしょう。

エラー発見時に素早く修正・リカバリーするためにも、導入段階では、複雑でない小さな業務からの自動化がおすすめです。

RPA開発・運用フェーズでのよくある失敗パターン

続いて、RPA導入後の開発・運用フェーズでよくある失敗パターンをご紹介します。この段階では、メンテナンスに関する失敗が多いです。6つの例を見ていきましょう。

保守やメンテナンスに想定以上の工数や人員が必要だった

失敗理由

RPAは導入すれば終わりではなく、エラーが起きていないかの定期的な確認と、手順の変更が発生した際の迅速なシナリオ修正などのメンテナンスが必要です。特に他社のシステムやWebサイトの自動化をしている場合、その仕様の変更に伴って業務手順にも変更が生じた際に、再度シナリオを書き換えなくてはいけません。

こういったRPAの運用面での特徴が理解できていないと、保守やメンテナンスのために必要なリソースも事前に確保できず、ギャップが発生します。結果的にRPAツールが使われなくなってしまうでしょう。

事前にRPAに対する知識を持ち、どのような業務なら本当に自動化できるのかを正しく理解し、エラー発生の可能性がある箇所を予想できていれば、シナリオの修正がどの程度必要なのかも見えてくるはずです。必要な工数がわかっていれば、準備段階でそれに見合った人材の育成・採用や、それが難しい場合は外部サポートの検討を行えるでしょう。

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RPAの運用・保守（メンテナンス）はなぜ必要なのか？をはじめ、運用・保守を内製（自社）で行う場合と外注する場合のそれぞれのメリットとデメリット、サポートの選び方や費用相場などを中心に解説します。

セキュリティによりRPAが止まっていた

失敗理由

RPAが人間の代わりにパソコン内で動作を行う際、セキュリティソフトがRPAの動作をウイルスによるものと勘違いして作動することで、動作を止めてしまうことがあります。特に夜間に発動するセキュリティだと、管理者も気づかないうちに止まってしまい、朝になって動作が行われていないことが発覚するというケースが多いです。

セキュリティソフトに駆除されないロボットを作るのは難しいですが、セキュリティに引っかかる恐れがあるということを事前に予測できているだけでも影響は大きく異なります。すぐにリカバリーに入れる体制を整えておく、セキュリティソフトの挙動にすぐに気づけるよう管理者が勤務している時間内にRPAが稼働するよう設定しておくなどの工夫が必要です。

また、自社のセキュリティを担当する部署にRPAツールの導入について事前に連携しておくと、管理上のリスクを防ぐことにもつながるでしょう。

パソコンごとに異なる挙動を行っていた

失敗理由

パソコンの型やバージョンなどによって、ソフトウェアのスピードやレスポンスは異なる場合があります。複数のパソコンで同じシナリオを使用する際は、この違いによりシナリオ通りに動作が進まないことがあるので、その点を踏まえたシナリオの調整が必要です。

また、パソコン自体には問題がなくても、パソコンごとに付与された権限によってシステムへのログイン時の仕様が異なっており、シナリオを作成したパソコンと他のパソコンとの間で乖離が発生してしまうケースも少なくありません。

シナリオ作成時のパソコンと実際に操作するパソコンが違う場合には、実際に操作するパソコンの仕様に合わせてシナリオを作成しましょう。

導入効果を感じられなかった

失敗理由

せっかくRPAを導入しても、結果が当初イメージしていた効果と釣り合わないと感じてしまう人は少なくありません。これは前述の通りRPAの選定選びに問題がある可能性以外に、効果測定のための枠組みが整っていないことが原因であるケースが考えられます。

RPAの導入目的が定まっておらず、感覚的な判断になってしまうと、「なんとなく効果を感じられない」という結果に陥ってしまいやすくなります。導入の検討段階で、どのような効果をどのくらい得たいのかという数値目標を立てておきましょう。その際、自動化する業務を従業員が行った場合、どのくらいの時間がかかるのかを事前に測定しておくことが大切です。この時間と比較して、ツールの導入によりどのくらいの工数を削減できたかを判断します。

これらがクリアしている場合、業務がRPAに向いていなかったというのも原因として考えられます。対象業務の変更をし、それでも効果を得られない場合は導入を見送りましょう。RPAに向いてる業務の見極めをプロに頼るのも近道としておすすめです。

また、他のツールと組み合わせることで効果を発揮するケースもあります。さまざまな視点で自動化を進めていきましょう。

どこまでRPA化しているかわからなくなってしまった

失敗理由

RPAの運用を特定の従業員しか行えない場合、その従業員が異動・退職してしまうと、RPA化の進捗が他の従業員にはわからず、ブラックボックス化してしまいます。結果的に社内や部署内の業務のうち、どこまでを自動化しているのかが不透明になり、重複作業や作業漏れが発生してしまうでしょう。

RPAを扱える人材が少ない、リソースが足りない場合でも、すぐに後任者に引き継げるよう、必ずRPAによる自動化の設計書を作成しておきましょう。可能であれば、IT部署の担当者、実際に普段RPAに触れる担当者で少なくとも2人以上の体制で運用を進められると、急な退職の際にも安心です。

RPAの開発は自社で行うべき？流れやメリット・デメリットを事例とともに解説

本記事では、RPAを自社開発することのメリットやデメリットと併せ、RPA開発方法の種類や開発費用、具体的な開発の流れ、RPA開発時の注意点などを事例とともに詳しく解説しています。これからRPA開発に着手する方は是非ご覧ください。

野良ロボット化してしまった

失敗理由

野良ロボットとは、管理する担当者がいなくなり、メンテナンスがなされなくなってしまったRPAを指します。本来であれば、手順の変更や連携システムの仕様変更に伴って、適宜シナリオを修正すべきですが、野良ロボット状態になってしまうと、これらの管理が行われません。動作が止まってしまったり、最悪の場合、予期せぬ動作を起こして、他の業務に支障をきたす恐れもあります。

これは、どの業務までRPA化しているかわからなくなってしまったケースと同じで、運用の属人化が原因です。担当者がいなくなっても運用を続けられるよう、設計書の作成と複数担当の体制導入を進めましょう。

RPA導入、運用・開発成功のためのコツ

RPAの導入、運用・開発を進める際には気を付けなくてはいけないさまざまな落とし穴がありました。
それでは、この落とし穴にハマらずにうまくRPAを活用するためにはどうすればよいのでしょうか。失敗パターンの部分でお伝えした内容をまとめる形で、RPAの導入、運用・開発を成功させるための5つのコツをご紹介します。

RPA化により費用対効果が高い業務を選定する

RPAの導入を成功させるための肝となる部分が自動化できる業務の選定です。現状、社内にあるすべての業務を荒い出して、何を優先して自動化すべきなのかを選定しましょう。
RPAは「定型業務」と呼ばれる、手順に変化がなく毎回決まったルールに沿って行われる業務の自動化に適しています。なかでも一度の処理件数が多く、繰り返し行われる業務だと一気に多くの工数を削減できる分、費用対効果が高いでしょう。

意思をもって導入目的を事前に社内共有する

RPAの導入の目的が明らかになっていないと、何を持って導入成功といえるかの判断がつかず、結果的に失敗したと感じやすくなってしまいます。まずはRPAの導入によってどのようなゴールを目指したいのか明確にして導入前に社内に共有しておきましょう。

特に、RPAの導入により業務内容に変化が出る現場の従業員が目的を理解しておくことは、運用をスムーズに進めるために大切です。目的だけでなく、具体的に業務内容にどのような変化が現れるのか、どのようなメリットがあるのかをあわせて伝えられると理解を得られやすいでしょう。

社内体制を整える

導入検討段階から、RPAの運用を誰が担当するのか、どのようなフローと役割分担で進めるのかを決めておきましょう。運用の担当者は実際にRPAツールを触って、シナリオの作成やメンテナンスを行う人なので、ツールの選定から意見出しに参加し、使いやすいものを選ぶ必要があります。

また体制は、IT部署だけでなく、RPAを導入する現場の社員が主体的に関わる構造にし、担当者は1人ではなく複数人選定することが大切です。予算やリソースによっては難しいですが、導入段階から、確認や運用方法の連携をし合える体制をつくっておけると、RPAの導入が成功しやすくなるでしょう。

導入時はスモールスタートする

RPAは導入後すぐに本格運用してしまうと、実装までに膨大な初期工数がかかるほか、エラーが発生した際に大規模な修正が必要になります。
RPAに関するノウハウが貯まっていない導入初期段階は、シナリオに不備があったり、エラーが発生することが多いです。まずは一つの業務のさらに一部をRPA化し、想定通り進められるか確認するテスト運用を行いましょう。

RPAが自動化できる業務には限りがあり、継続的な監視も必要なため、最終的にもすべてをRPA化しようとはせず、人と一緒に自動化していくハーフオートメーションを目指すのがおすすめです。

導入後も気軽に質問・相談できるツールを選ぶ

社内にRPAに精通したエンジニアがいないのであれば、導入後も気軽に質問や相談できるサポートサービスのついたツールがおすすめです。運用に際して不明点があったり、エラーが出た際にすぐに相談できないと、社内におけるツールの期待値が下がり、そのまま利用されなくなる恐れもあります。

サポートサービスを比較・検討する際は、サポートの範囲は質問のみで操作は自力で行わなけれないけないのか、サポート担当が自身に代わってシナリオの修正などを一部行ってくれるのかなどを確認しておくとよいです。

ツールを提供しているベンダーはもちろん、導入支援を専門で行っている会社もあるため、予算や求めるサポート内容をもとに自社に合うサービスを選びましょう。

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RPAの導入、運用・開発の成功事例

ライオンハイジーン株式会社

ライオンハイジーン株式会社はライオン株式会社の関連会社で、主に業務用製品の製造・販売を行っています。なかでも営業推進部では定型業務がいくつかあり、業務効率化のために自動化ツールの導入を検討していました。社内の状況を踏まえ、予算を抑えてスモールスタートできるツールはないかと探すなかで見つけたのが、無料のRPAツール「マクロマン」です。

具体的には、毎月末に作成する「売上確定表」の作成に使用。従業員にかかる工数が大幅に削減できたのはもちろん、内容の正確性も大きく向上しました。導入にあたってはコクー株式会社が提供する「Excel女子(現：RPA女子)」のサポートを受け、シナリオ作成を進めました。

結果的に、作業完了までに2～3時間かかっていた売上確定票の作成を、長くても5分ほどで完了できるようになりました。

株式会社ジーニー

株式会社ジーニーはさまざまなマーケティングソリューションを提供する広告代理店です。営業活動を行うマーケティング・インサイドセールス部門では、資料請求サイトに登録されたお客様情報の転記する単純作業が発生しており、1件につき15〜20項目の地味に重いコピー&ペースト作業が、課題に感じられていました。そんななか、システム側のAPI公開の有無に関係なく作業を自動化できるRPAツール「マクロマン」を見つけ、導入することに。

結果的に、1件あたり7分ほどかかっていた作業を2分にまで削減。転記内容に誤りがないかの確認に伴う従業員の心理的ストレスも減ったことで、メイン業務であるインサイドセールスへ注力できるようになり、工数以上の効率化に成功しました。

山形県ICT実践人材育成協議会

山形県内では、各産業における人手不足が課題として挙げられており、その解決のために以前からICT人材の育成が必要とされていました。取り組みの一環として、地元企業を対象にしたRPAツールの実践研修も実施していましたが、費用面が釣り合わず各企業での導入には至りませんでした。

そんななか見つけたのが、導入に向けた費用面の課題を解決できる無料のRPAツール「マクロマン」。本庁内での検証の結果、自動化ツールとして県内の他の企業が導入した際にも効果があると判断され、ICT実践人材育成専門講座でマクロマンのサポートをする「RPA女子」による研修が実施されました。

実際にツールを使ってシナリオを作成する時間を含む研修を行ったことで、導入を検討する各企業の担当者が、導入後のイメージを膨らませられるようになり、実際に社内の実作業をマクロマンで自動化したという声もいくつかありました。

まとめ

RPAは、導入に際して正しい準備や体制づくりが行われていないと、失敗してしまう可能性のあるツールです。しかし目的を定め、社内での連携や相談を済ませたうえで、正しい手順と人員体制で導入を進めれば、業務の自動化に大きく寄与してくれるでしょう。ご紹介したコツを踏まえて、効果的にRPAの導入と運用・開発を進めましょう。

失敗しないRPA構築なら「マクロマン」と「RPA女子」にお任せ！

利用料無料のRPAツール「マクロマン」は、スモールスタートで徐々に業務の自動化を進めるのにぴったりなツールです。一方、自社で「マクロマン」のようなRPAツールを使いこなせるスキルや知識がないといった声も。

そんなときは、「RPA女子」によるサポートをご利用ください！RPA女子が予め失敗しやすいポイントをふまえサポートします。サポートの内訳はお客様によってさまざまお選びいただけます。

など、さまざまなご要望にお応えするので、「RPA女子」がいればRPAに精通した人材が少ない企業でも失敗リスクを最小限にして運用を進められます。この機会にぜひご検討ください。

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