営業推進部 営業企画グループ マネージャー 熊野 正裕氏（以下、熊野）
営業推進部内には定型業務も多くあり、以前から社員の業務をシステム化できないかと考えていました。
プログラムを組むには時間も工数もかかるため、RPAの導入を検討しましたが既に親会社（ライオン株式会社）で導入しているRPAツールはグループ会社が使用するには別契約が必要で、新しく一から始めるには労力もコストもかかることがネックでした。他のシステム開発に予算を使っていたこともあり、スモールスタートで始められるRPAツールはないかと考えていました。
ちょうどその時に常駐しているEXCEL女子（※）の鈴木さんから、御社で開発しているRPAツール「マクロマン」で月次で作成が必要な「売上確定表」を自動化するという提案をいただきましたので、「マクロマン」で何ができるかを知るためにトライアルをしてもらおうと決めました。
EXCEL女子事業本部 プロフェッショナルサービス部 鈴木（以下、鈴木）
部内から「売上確定表」の作成時間を短縮できないかという依頼を受け、初めはVBAで効率化しようと試みましたが、VBAでは複数のレポートデータの抽出に時間がかかりました。また、長期的な視点で今後の運用を考えると、抽出元のUIや仕様が急遽変更することもありますので、その際にVBAの知識がありコード修正できる人がいないとデータの作成ができなくなるという懸念もありました。
そこで自社のRPAツール「マクロマン」なら問題もクリアにできるのではないかと思い、「マクロマン」による自動化を提案させていただきました。無料ツールのためお客様にコストをかけずにトライアルしていただけるので私としても提案しやすかったです。
熊野
鈴木さんは以前から「マクロマン」を扱っていたようですし、部門の業務のこともよく分かってくれているので業務の自動化もスムーズに進むだろうとお任せしました。
※EXCEL女子・・Excelを軸としたワンランク上の事務人財サービス。お客様先に常駐し、事務スキルやExcelスキルを駆使して事務作業の効率化を実現する。
鈴木
自動化したのは「売上確定表」の作成業務です。
月末に作成する「売上確定表」は翌日の会議等で使用する資料のため、作成のスピードとデータの正確性が最も重要です。これまでは月の最終営業日に売上の数字がSalesforce上で確定し、そこから「1.Salesforceからレポートを複数ダウンロード」、「2.ダウンロードしたデータから必要な情報だけコピーして『売上確定表』に貼り付ける」、「3.2で作成した資料を基幹システムのデータと照らし合わせて一つひとつの値に相違が無いかチェックする」という作業を行っており、作業完了までに2～3時間かかっていました。
今回行ったのは「1.Salesforceの抽出レポートを一つにする」、「2.Excelの関数を見直し、レポートの貼付だけで完成できるようにする」、「3.作成までの工程を自動化することでチェック作業を不要にする」という3つの業務効率化です。
これによりこれまで2～3時間かかっていた業務に加え、Chatterを使用した担当者への報告までが1クリックでできるようになりました。マクロマンの作動時間は、レポートがダウンロードできるまでの時間が環境により変わることを考慮して待機時間を長めに取ってはいますが、長くて5分ほどです。
熊野
RPAで自動化されてからは「売上確定表」の精度も高くなり、作成スピードも格段に上がったと聞いています。作業時間が短縮できた分、他の業務に時間を充てられるようになったようです。
鈴木
やはり作業時間と工数が大幅に削減できたことが大きな効果です。「売上確定表」の作成担当の方から嬉しいお言葉もいただけました。
熊野
実際の自動化までの道のりは険しいものだったと聞いています。それは「マクロマン」が難しいということではなく、「売上確定表」への社員のこだわりや要望が多く、それを実現させるのが困難で問題をクリアにするために鈴木さんが試行錯誤してくれました。
最終的には着地点に落とせて良かったですし、「マクロマン」によって部門の長年にわたる難題を自動化できたのは大きな成果です。
鈴木
ありがとうございます。
複雑な要件が絡む作りで、工程も多い作業だったため、ヒアリング当初はどのように自動化して作業時間を短縮させるか頭を悩ませました。
試行錯誤を重ねるうちに単に作業を自動化するのでなく、複雑な工程をよりスマートかつシンプルにすることが長期的な運用に適していると考え、全体のフローの見直しを行ったので、運用にのせるまでには時間がかかりました。
結果としては、スマートな設計に見直すことにより、マクロマンに不具合が発生したとしても簡単に修正ができるようになりましたし、万が一、自動作成ができなくなっても簡単なステップで手動作成できるつくりになりました。
プログラムが読みやすく簡単に修正ができるのは、スクリプト型で作業者に易しいつくりの「マクロマン」だからだと思います。また、自社内のRPAチームメンバーにわからない時に相談しながら進めることができたのは自社ツールの強みだと思いました。
今後は、今回作成したプログラムをベースにして応用していけばその他の業務もスムーズに自動化できると思います。
熊野
考えているのは、毎月、毎週Excelで一つひとつダウンロードしているような社内の定型業務の自動化です。各々個人で業務を溜めこんでいますので定型業務化するのは難しいのですが、それがクリアになれば「マクロマン」が自動化できる業務はたくさんあります。
鈴木さんが、複雑な「売上確定表」をまず自動化してくれたのは社内に「マクロマン」を広めるよいきっかけになったと思います。将来的には、データを必要とする営業が個人で「マクロマン」を使えるようになると良いですね。
また今後、親会社の基幹システムの刷新にあたり、弊社の独自システムと直接連携できない部分がでてきます。そこのデータ連携を新たに構築する予定なのですが、その中の一部にはプログラムでも連携できないデータがあるため、人が手でCSVをダウンロードして部分連携する作業が必要となります。この部分を、「マクロマン」で自動化できればと思っています。
鈴木
既にAWSのデータ更新や、エラーアラート、SalesforceのデータをSAPへ登録する作業などの自動化もできており、今後さらに「マクロマン」の活用範囲が広がっていくと思いますので、引き続き、業務の自動化に向けてのお手伝いをさせていただければと思います。
熊野
世の中には非常にたくさんのRPA製品が出ていますが、自動化への取り組みの第一歩として「マクロマン」は無料かつ易しい設計で気軽に始めやすいので、選択肢の1つに入れて良いと思います。