見積書のフォーマット変更の自動化で年間7,500時間を10分の1に削減！証明書付きデータ取り込み業務と併せて自動化へ

AI-OCRと連携した見積書の作成業務

RPA導入を検討しはじめた背景や当時の課題についてお聞かせください。

「保険会社から提供される見積書を、OCR機能を使って読み込み、CSVデータとして当社独自の見積書に作り直す」という社内業務について、効率よく行ってくれるものがないか、長年にわたり探し続けていました。

そもそも、OCR機能の読み取りレベルも低くなかなかこれといったソフトに出会っていなかったため、すべて手作業で行っていたのですが、ここ最近になってAI-OCRも大変優秀なものが増えてきたように思います。

そこで、これら（AI-OCRソフト（DX Suite）、CSVデータ、Excelデータ等一連の流れ）を一気に回してくれるツールがないか探していたところ、取引先からの紹介もあり、出会ったのがマクロマンです。

これらの課題に対し、マクロマンとRPA女子で自動化したことによる効果についてお聞かせください。

・１つの契約に対し複数のお見積りを提示するため、年間15,000件の見積書作成を行います。１件30分として約7,500時間かかっていた作業が、今では、1件につき3分程度。作業は10分の１程度に削減されました。

これによって、残業時間の短縮にも繋がり、顧客への対応に時間を割くことができました。

・手入力であったため、どうしてもヒューマンエラーはつきものでしたが、それが一切なくなったことにより、点検作業が大幅に軽減されたように思います。

どのようなサービスを探していましたか？また、最終的にマクロマンとRPA女子を選んでいただいた理由も併せて教えてください。

RPAを使用したことがなく、どこまで自動化できるか不安だったので、まずは無料ということで、このサービスを選択しました。独学で勉強するよりもまずは「RPA女子を呼んでみよう！」と気軽に依頼できたことが何より良かった点だと思っています。

今回RPA女子をご依頼いただきましたが、ご依頼いただいて良かったポイントをぜひ教えてください。

こちらの意向を確認しながら、丁寧にスクリプトの説明も交えて作り上げてくださったので、社内にも説明会を開いてすぐに展開でき、即実行することができました。実行後も大変好評です。
RPA女子は、時間単位で相談チケットが購入できること、また教えながら進めてくださること、さらにツールの文言が分かりやすいことなどから、のちに自分でもRPAスプリクトが組めるようになること等、様々な点が魅力的です。

今回の外注化によるコストは妥当な金額でしたか？

はい。妥当な金額であったと思います。

今回、RPA女子への依頼にあたって、事前に準備されたことはありますか？

まずは、RPA化したい業務を社内で公募してピックアップしました。
RPA女子にお越しいただくにあたっては、当日すぐに取り掛かっていただけるよう、資料等の準備をしておきました。

またマクロマン専用（管理用）のPCを準備し、別室にて集中して進められるよう体制を整えました。

今後、マクロマンを他の業務や部署に展開される予定はありますか？

東京本社だけでなく、大阪営業所にも展開し、現在、社内で４つのマクロマンスプリクトを実行しております。
そのスプリクトには、社内で親しみを込めて実行できるよう「さくさくちゃん」「ザクザクちゃん」などと命名し、毎日楽しく使用しております。

マクロマンとRPA女子を検討しているみなさまに、一言お願いします。

RPA導入により、業務が大きく効率化されます。
ヒューマンエラーが減ること、時間を他に有効利用できることが最大の魅力です。
ただマニュアルを見ながらマクロマンを自分で進めていくには限界があります。イレギュラーなケースなども想定し、RPA女子にお願いして作り上げていくことは、リリース後のエラー時対応も考えると、大変安心できてお薦めです。