導入事例

ITインフラ 人事部門

【株式会社エーアイエル様】

マクロマンを導入して、
クリエイティブな仕事に 集中できるようになりました。

Profile

株式会社エーアイエル
EXCEL女子事業本部 人事グループ
原崎幸子

目的

求人サイトの応募者データの管理を効率化したい

課題

転記作業に時間がかかる

手作業のため、転記後の確認作業が発生する

転記ツールの作成には専門的な知識と時間がかかる

効果

毎日1時間半かかっていた作業が3分に短縮された

採用施策を考える時間を創出する事ができた

マクロマン導入以前、従来の業務においてどのような課題がありましたか?

弊社では、複数の求人サイトを利用しており、各求人サイトの応募者データをExcelで集計管理しています。応募者データを集計する際に、各求人サイトへログインし、新規応募者を確認します。応募者がいる場合は、Web管理画面から手作業で応募者データをExcelに転記します。他社様でも同じ悩みを抱えている方がいらっしゃると思いますが、この作業に以前まで大変手間がかかっていました。1つの求人サイトで1日あたり約20~30件ご応募いただいており、転記作業には、1時間~1時間半かかります。複数の求人サイトを並行して公開している場合は倍の時間をとられていました。またこの作業は毎日行っているので、本来やらなければならない仕事が後回しになってしまい、転記作業が終わらなくて残業…なんてこともありました。
どうにか効率化できないかと思い、社内のVBAツール開発担当者に相談してみましたが、求人サイトによってはデータが読み取れるか検証するのに時間がかかったり、開発に特定のスキルが必要なこともあり、効率化を断念せざるを得ない状況でした。

選定の際、他社の製品を検討されましたか?

RPAツールについて情報収集はしていましたが、導入におけるイニシャルコストとランニングコストに不安がありました。そのため、検討ステータスまでには至っていませんでした。

マクロマン導入後の効果についてお聞かせください

1日1時間~1時間半かかっていた作業は、マクロマンで自動化することによって3分まで短縮することができました。また、時間の短縮だけでなく、作業ミスがなくなりました。
初めてマクロマンで作業を実行したときは、毎日悩んでいたのは何だったのだろうと思いましたね。 マクロマン導入のおかげで、採用施策や応募者とのコミュニケーションなど、本来私が注力すべき業務に時間を費やすことができるようになりました。

マクロマンを導入して直面した苦労などありましたか?

初めて利用するツールだったので、最初は設定に苦労しました。マニュアルを見ながら簡単なスクリプトは作成できましたが、私たちがやりたいことをスクリプトにするには少々コツが必要でした。マクロマンには専任のマクロマンサポートチームがいるので相談したところ、私達の要望を細かくヒアリングして、業務内容を理解し、手助けをしてくれました。彼女たちのおかげで導入から実装までスムーズに進めることができました。

マクロマンの今後の活用についてお聞かせください

新しく入社される方の事務手続きや各種システムのアカウント発行など、弊社ではまだまだルーティンワークで対応をしている部分が多々あるように思います。 自分の業務を見直して、普段当たり前のように対応している業務をマクロマンで自動化できたらうれしいですね。

企業情報

社名

株式会社エーアイエル

事業内容

ITインフラ事業、EXCEL女子事業、デジタルマーケティング事業、
ロボティクス事業、プラント事業、メディカル事業

設立

1989年

URL

http://www.ailltd.co.jp

マクロマンサポートチームからスクリプト作成においてのポイント

人が実際に行っている作業を自動化できることがマクロマン最大の特徴です。
スクリプトを作成する上でのポイントは3つあります。
1つ目は、自動化したい業務を、実際に行い業務の流れを細かく確認することです。
マクロマンで業務を表現する際に、とても大切な作業です。
2つ目は、新規応募者の「必要な情報」と、求人サイト・自社管理データベース(Excel)
の最終的な状態「結果」を確認することです。
「必要な情報」と「結果」が分からないことには「工程」を考えることができません。
3つ目は、「必要な情報」を取得する方法「工程」をいくつか探し、どの方法が最適なのかを決めることです。
「必要な情報」と「結果」は決まっていますが、「工程」は1つではありません。
担当者と相談し、最適なものを一緒に考えてみてください。
また、マクロマンはスクリプトで指示した通りの作業を迅速にこなしてくれる頼もしい存在ですが、取得してきた情報に誤りがないかを最終的に担当者が確認する時間を、自動化することで作れた時間で設けることも必要ですね。